Cas client - Réduire le temps de gestion opérationnelle par 2
"Avant, nos équipes passaient un temps fou à jongler entre emails, fichiers Excel et relances. Aujourd’hui, notre back-office est deux fois plus rapide, et on peut enfin se concentrer sur l’expérience client."
— Audrey Adda - Chef de Projet Événementiel
＿Problématique
- En tant qu'agence spécialisée dans la gestion d’hôtes et hôtesses événementiels, l’entreprise faisait face à une surcharge opérationnelle croissante :
- Des process manuels chronophages (planning, briefing, reporting…)
- Des pertes de temps critiques pour les équipes internes, souvent au détriment de la qualité de service
Résultat : beaucoup de stress, des tâches répétitives, peu de temps pour innover — et un plafond de croissance difficile à franchir sans se structurer.
＿Objectifs
- Diviser par deux le temps passé sur la gestion opérationnelle, sans compromettre la qualité ou la précision.
- Automatiser intelligemment les tâches à faible valeur ajoutée.
- Créer un back-office fluide et sur-mesure, pensé pour les besoins spécifiques du secteur événementiel.
＿Actions menées
Nous avons travaillé avec Audrey pour co-construire un outil taillé pour son métier : une interface intuitive, connectée et performante, pensée pour son équipe opérationnelle
Cadrage des flux opérationnels et terrain
Immersion dans les process métiers existants pour identifier les irritants, les blocages et les leviers d’optimisation.
Service Blueprint pour aligner vision client et back-office
Cartographie des process et opérations, visualiser les déconnexions, les freins et aligner les métiers.
Identification des activités à faible valeur ajoutée
Analyse des tâches critiques vs chronophages pour prioriser les efforts de digitalisation et d’automatisation.
Plan d’action clair et priorisé
Construction d’une roadmap qui évite les “projets mammouths” et cible des quick wins à fort impact.
Réduction des frictions dans les échanges clients
Objectif : diviser par 2 les boucles d’échange pour chaque demande, fluidifier les interactions et limiter les pertes d’info.
Centralisation des demandes et automatisation
Mise en place de points d’entrée uniques et outillés pour désencombrer les boîtes mail et gagner en clarté opérationnelle.
Redynamisation commerciale et delivery fluide
Passage d’une logique 100% réactive (SAV) à une approche proactive, avec des processus fluides au service du développement.
＿Performances
-40% de temps passé par les équipes
sur la planification des opérations
Réduction de 75% des allers-retours
entre clients et l’agence
+60% de demandes traitées
sans sollicitation du support
