Réduire le temps de gestion opérationnelle par 2
Avant, nos équipes passaient un temps fou à jongler entre emails, fichiers Excel et relances. Aujourd’hui, notre back-office est deux fois plus rapide, et on peut enfin se concentrer sur l’expérience client.
— Audrey Adda - Chef de projet Événementiel
＿Problématique
- •En tant qu'agence spécialisée dans la gestion d’hôtes et hôtesses événementiels, l’entreprise faisait face à une surcharge opérationnelle croissante
- •Des process manuels chronophages (planning, briefing, reporting…)
- •Des pertes de temps critiques pour les équipes internes, souvent au détriment de la qualité de service
- •Résultat : beaucoup de stress, des tâches répétitives, peu de temps pour innover — et un plafond de croissance difficile à franchir sans se structurer.
＿Objectifs
- •Diviser par deux le temps passé sur la gestion opérationnelle, sans compromettre la qualité ou la précision.
- •Automatiser intelligemment les tâches à faible valeur ajoutée.
- •Créer un back-office fluide et sur-mesure, pensé pour les besoins spécifiques du secteur événementiel.
Actions menées
Nous avons travaillé avec Audrey pour co-construire un outil taillé pour son métier : une interface intuitive, connectée et performante, pensée pour son équipe opérationnelle
- Cadrage des flux opérationnels et terrain
Immersion dans les process métiers existants pour identifier les irritants, les blocages et les leviers d’optimisation. - Service Blueprint pour aligner vision client et back-office
Cartographie des process et opérations, visualiser les déconnexions, les freins et aligner les métiers. - Identification des activités à faible valeur ajoutée
Analyse des tâches critiques vs chronophages pour prioriser les efforts de digitalisation et d’automatisation. - Plan d’action clair et priorisé
Construction d’une roadmap qui évite les “projets mammouths” et cible des quick wins à fort impact. - Réduction des frictions dans les échanges clients
Objectif : diviser par 2 les boucles d’échange pour chaque demande, fluidifier les interactions et limiter les pertes d’info. - Centralisation des demandes et automatisation
Mise en place de points d’entrée uniques et outillés pour désencombrer les boîtes mail et gagner en clarté opérationnelle. - Redynamisation commerciale et delivery fluide
Passage d’une logique 100% réactive (SAV) à une approche proactive, avec des processus fluides au service du développement.
Performance
- -40% de temps passé par les équipes sur la planification des opérations
- Réduction de 75% des allers-retours entre clients et l’agence
- +60% de demandes traitées sans sollicitation du support
